Häufige Fragen

Nur auf Einladung. Eine offene Anmeldung gibt es nicht, und das ist Absicht: Über diese Anwendung laufen Mandanten- und Kundenunterlagen. Wenn Ihre Kanzlei oder Ihr Maklerbüro neu dazukommt, erhalten Sie von uns einen Zugangscode. Gehören Sie zu einer Organisation, die den Unterlagenlotsen bereits nutzt, lädt die Inhaberin oder der Inhaber Sie per E-Mail ein.

Mit Ihrer E-Mail-Adresse. Einen Benutzernamen gibt es nicht, den müssen Sie sich also auch nicht merken.

Auf der Anmeldeseite steht unter dem Passwortfeld Passwort vergessen? Dort geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und erhalten einen Link, mit dem Sie ein neues Passwort vergeben. Der Link gilt begrenzt und lässt sich nur einmal verwenden.

Zwölf Zeichen sind das Mindeste. Länge schützt deutlich besser als Sonderzeichen. Ein ganzer Satz, den nur Sie kennen, ist leichter zu merken und trotzdem sicherer als ein kurzes Kauderwelsch.

Dann fehlt noch die Zwei-Faktor-Anmeldung. Solange sie nicht eingerichtet ist, führt die Anwendung Sie immer wieder dorthin. Das ist kein Fehler, sondern die letzte offene Bedingung.

Nach zwölf Stunden ohne Aktivität. Solange Sie arbeiten, beginnt die Frist bei jedem Klick von vorn.

Zusätzlich zum Passwort verlangt die Anmeldung einen sechsstelligen Code, den eine App auf Ihrem Telefon erzeugt. Der Code wechselt alle 30 Sekunden. Wer Ihr Passwort errät oder abfängt, kommt damit trotzdem nicht hinein – er müsste auch Ihr Telefon in der Hand haben.

Eine beliebige Authenticator-App. Verbreitet und kostenlos sind Google Authenticator, Microsoft Authenticator und Aegis. Alle funktionieren gleich: Sie fotografieren einmal den Strichcode ab, danach zeigt die App den Code an.

Als Inhaberin oder Inhaber ja, ohne Ausnahme. Für Mitarbeitende ist es zunächst freiwillig; die Inhaberin oder der Inhaber kann es für die ganze Organisation verpflichtend machen.

Zehn einmalig verwendbare Codes, die Sie beim Einrichten erhalten. Jeder davon ersetzt einmal den Code aus der App. Drucken Sie die Liste aus und legen Sie sie an einen sicheren Ort – getrennt vom Telefon.

Ja, mit einem Ihrer Wiederherstellungscodes. Geben Sie ihn statt des Codes aus der App ein. Richten Sie danach umgehend eine neue App ein und erzeugen Sie einen frischen Satz Codes.

Haben Sie weder Telefon noch Codes, kann Ihnen niemand aus der Ferne helfen – auch wir nicht. Genau das ist der Sinn der Sache. Die Inhaberin oder der Inhaber Ihrer Organisation muss Ihren Zugang dann entziehen und Sie neu einladen.

Richten Sie die App auf dem neuen Gerät ein, bevor Sie das alte abgeben. Beim Einrichten wird Ihnen neben dem Strichcode auch eine Zeichenfolge angezeigt; damit lässt sich die App von Hand einrichten. Wer sie aufbewahrt hat, ist in zwei Minuten fertig.

Über Team in der Kopfzeile. Sie geben die E-Mail-Adresse und die Rolle an, den Rest erledigt die Anwendung. Die eingeladene Person erhält einen Link und legt ihr Passwort selbst fest – Sie bekommen es nie zu sehen.

Sieben Tage, und sie lässt sich nur einmal verwenden. Danach schicken Sie einfach eine neue. Eine offene Einladung können Sie jederzeit zurückziehen; der Link ist dann sofort wertlos.

Mitarbeitende arbeiten mit Vorgängen und Kunden: anlegen, bearbeiten, Unterlagen anfordern, Dateien sehen.

Inhaberinnen und Inhaber dürfen zusätzlich Zugänge vergeben und entziehen, Rollen ändern, Vorlagen bearbeiten, die Zwei-Faktor-Anmeldung erzwingen, das Ereignisprotokoll einsehen und die Organisationsdaten ändern.

Sie entziehen den Zugang über Team. Das Konto wird deaktiviert, nicht gelöscht – die Einträge im Ereignisprotokoll müssen nachvollziehbar bleiben. Vorgänge und Dateien gehören der Organisation, nicht der einzelnen Person, und bleiben unverändert erhalten.

Nein. Jeder Datensatz gehört zu genau einer Organisation, und jede Abfrage filtert danach. Der Versuch, ein fremdes Objekt über die Adresse aufzurufen, endet nicht mit einer Fehlermeldung, sondern damit, dass die Seite schlicht nicht existiert – es wird nicht einmal bestätigt, dass es den Datensatz gibt.

Weil keiner nötig ist. Gesetzt werden ausschließlich zwei technisch notwendige Cookies: eines für Ihre Sitzung, eines zum Schutz vor gefälschten Formularen. Es gibt keine Tracker, keine Werbung, keine Zählpixel und keine Schriften von fremden Servern. Für technisch notwendige Cookies braucht es keine Einwilligung.

Anmeldungen einschließlich der fehlgeschlagenen, das Vergeben und Entziehen von Zugängen sowie Änderungen an Rollen. Später kommen die Ereignisse rund um Vorgänge und Dateien dazu. Festgehalten werden Zeitpunkt, handelnde Person, Aktion und betroffenes Objekt – keine Inhalte.

Die IP-Adresse wird vorher auf ihr Netz gekürzt und dann verschlüsselt abgelegt. Man kann daran erkennen, ob zwei Anmeldungen aus demselben Netz kamen; die Adresse selbst lässt sich daraus nicht zurückrechnen.

Nein, ausdrücklich nicht. Er ist eine Durchgangsstation: Unterlagen werden eingesammelt, geordnet und übergeben. Für die Aufbewahrung nach den gesetzlichen Fristen ist er weder gedacht noch geeignet. Legen Sie die Unterlagen nach dem Abschluss eines Vorgangs dort ab, wo Sie Ihre Akten führen.